Wie Dashboards und Analysen die Postverteilung optimieren
Die Kunst der Dateninterpretation: Erkenntnisse über unsere Arbeitsabläufe durch Auswertungen und Dashboards
Jedes Unternehmen funktioniert nur so gut, wie seine Prozesse geplant sind und im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Eine stetige Überwachung ist daher unerlässlich, um eine effiziente und kostenschonende Arbeitsweise zu gewährleisten. Hierfür werden bereits in vielen Bereichen digitale Analysen und Auswertungen genutzt. Die interne Postverteilung bildet da keine Ausnahme. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was uns Dashboards und Auswertungen über unsere Arbeitsabläufe verraten und wie Unternehmen dadurch ihre Effizienz steigern können.
2023-09-15
Warum sollten Unternehmen Auswertungen und Dashboards für die interne Postverteilung nutzen?
Die interne Postverteilung ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen und Organisationen. Es geht darum, dass Pakete und Sendungen schnell und effizient an die richtigen Personen gelangen. Doch wie reibungslos funktioniert dieser Prozess wirklich? Eine Auswertung der internen Postverteilung kann hier wertvolle Einblicke liefern. Sie gibt Aufschluss darüber, wie lange es dauert, bis eine Sendung zugestellt wird und welche Abteilungen besonders häufig Post erhalten. Durch diese und viele weitere Informationen können Schwachstellen im Workflow identifiziert werden, um sie so schnellstmöglich zu optimieren.
Was die Ergebnisse über interne Arbeitsabläufe verraten
Eine Auswertung der internen Postverteilung kann wertvolle Informationen über die internen Arbeitsabläufe liefern. Die Ergebnisse geben Aufschluss darüber, welche Prozesse effizient sind und welche verbessert werden müssen. Durch die Analyse der Daten wird zudem schnell erkannt, wo es Engpässe gibt und welche Abteilungen oder Mitarbeiter möglicherweise Unterstützung benötigen. Auch der Überblick von saisonalen Unterschieden gibt Unternehmen die Möglichkeit vorausschauend zu planen und so zu bestimmten Stoßzeiten bestens vorbereitet zu sein.
Wie Unternehmen aus den Auswertungen lernen und ihren Workflow verbessern können
Die Ergebnisse der Auswertungen zeigen nicht nur, wo es Verbesserungspotenzial gibt, sondern auch, welche Prozesse bereits zuverlässig funktionieren. Indem man gegen die Schwachstellen gezielte Maßnahmen ergreift, kann der Arbeitsablauf effizienter gestaltet und Zeit gespart werden. Wird zum Beispiel erkannt, dass Sendungen vermehrt nicht zugestellt werden können oder die interne Poststelle nicht genügend Mitarbeiter hat, wäre eine Gegenmaßnahme die zusätzliche Einführung von Paketschränken. Wichtig ist dabei immer, dass Unternehmen offen für Veränderungen sind und diese aktiv angehen. Nur so können Prozesse kontinuierlich verbessert und die internen Arbeitsabläufe optimiert werden.
Worauf sollten Unternehmen bei ihren Analysen und Auswertungen achten?
Je mehr Daten zur Verfügung stehen, umso besser. Der einfachste Weg, eine große Menge Daten zu generieren, ist die Nutzung einer entsprechenden Software für die interne Postverteilung. Durch die digitale Erfassung der Sendungen werden mit niedrigem Aufwand Informationen abgespeichert, die Unternehmen für Analysen und Auswertungen benötigen.
- Nutzen Sie Software, die bereits über eine Analysefunktion verfügt. Eine manuelle Übertragung der Analysedaten führt häufig zu Fehlern und kann ein echter Zeitfresser sein.
- Nutzen Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer Prozesse, zum Beispiel in der Form eines Dashboards. So können Sie jederzeit erkennen, ob es akute Einschränkungen innerhalb Ihrer internen Postverteilung gibt.
- Blicke in die Vergangenheit sind ebenfalls wichtige Erfolgsfaktoren für Unternehmen, so lassen sich saisonale Unterschiede erkennen und in die zukünftige Planung einbeziehen. Ein erhöhtes Paketaufkommen kann ebenfalls schon von vornherein vorausgesagt und die Mitarbeiteranzahl sowie benötigter Lagerplatz bereitgestellt werden.
Welche Auswertungen für die interne Postverteilung gibt es
Wie bereits erwähnt, werden für Analysen viele Daten benötigt. Auf Basis dieser Datengrundlage können viele verschiedene Auswertungen durchgeführt werden. Zu beachten ist dabei, dass nicht jede Auswertung immer einen Nutzen bringt. Daher sollten Sie sich vorab klarmachen, welche Prozesse Sie überwachen wollen. Nutzen Sie Software mit integrierter Analysefunktion, dann haben Sie in den meisten Fällen bereits alle wichtigen Analysen und ein Dashboard, das Sie verwenden können. Zu den wichtigsten Analysen zählen unter anderem:
- Die durchschnittlichen Durchlaufzeiten der Sendungen innerhalb des Unternehmens.
- Anzahl der Sendungen, die im Unternehmen eintreffen (mit dazugehörigem Paketdienst).
- Die Beschädigungsquote der Sendungen, die im Unternehmen eintreffen.
- Die Top-Empfänger nach Mitarbeiter, Abteilung oder Kostenstelle.
- Bestandsänderungen, die die Differenz von eingetroffenen und intern zugestellten Paketen aufzeigen.
Da jedes Unternehmen über unterschiedliche Anforderungen und Prozesse verfügt, bieten viele Softwarehersteller an, die passenden Analysen für Ihr Unternehmen zu entwickeln und bereitzustellen.
Sie möchten ebenfalls von den Vorteilen einer Software für die interne Postverteilung mit Analysefunktion profitieren? Dann hat die COSYS Ident GmbH genau das Richtige für Sie. Informieren Sie sich noch heute auf unserer Webseite oder rufen Sie uns persönlich unter der Telefonnummer: +49(0)5062 900 0 an.
Ebenfalls für Sie erreichbar sind wir per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über unser Kontaktformular.
Sie können jederzeit die COSYS Software für die interne Postverteilung kostenlos und unverbindlich testen. Die Demoversion steht Ihnen im Google Playstore und im Apple App-Store zum Herunterladen zur Verfügung.
FAQ
Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung von verschiedenen Daten und Kennzahlen, die es ermöglicht, Informationen auf einen Blick zu erfassen und zu analysieren.
Ein gutes Dashboard sollte relevante Daten und Kennzahlen enthalten, die übersichtlich visualisiert werden. Grafiken, Diagramme und Tabellen sind typische Elemente, um Informationen verständlich darzustellen.
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