Wie Sie von Postbearbeitungssoftware profitieren!
Warum Software für die interne Postbearbeitung in keinem Unternehmen fehlen sollte.
Die interne Zustellung von Briefen und Paketen ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, doch die Verwaltung kann schwierig und zeitaufwendig sein. Unternehmen, die mehr Effizienz in der Postbearbeitung erzielen möchten, sollten eine Software für die interne Postbearbeitung in Betracht ziehen. Solch eine Software kann Unternehmen helfen, Prozesse zu digitalisieren und die Effizienz zu verbessern.
2023-05-23
Wenn Sie ein Unternehmen führen, wissen Sie sicherlich, wie wichtig es ist, effizient zu arbeiten. Eine Möglichkeit dies zu erreichen, ist die Verwendung von Software für die interne Postbearbeitung. Diese Art von Software kann Ihnen dabei helfen, den internen Postein&ndash und Postausgang zu verwalten. Insbesondere für Unternehmen, die täglich eine große Anzahl von Briefen und Paketen empfangen, kann Postbearbeitungssoftware eine enorme Zeitersparnis bedeuten. Ebenso kann sie auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren.
Warum werden durch die Nutzung von Software für die interne Postbearbeitung Fehler reduziert?
Im Gegensatz zu der manuellen Bearbeitung auf Papierformularen oder Exceltabellen bietet die digitale Variante wenig bis gar keine Möglichkeit Fehleinträge zu tätigen. Alle Sendungen werden sofort nach der Zustellung durch einen Paketdienst gescannt und über eine App auf einem beliebigen Hardwaregerät einem Empfänger zugeordnet. Alle Arbeitsschritte vom Empfang der Sendung bis zur eigentlichen Zustellung an den Zielempfänger werden in einer Datenbank abgespeichert und können jederzeit, meist über eine Webanwendung am PC, eingesehen werden.
Das Fehlerrisiko, welches bei der internen Zustellung ohne eine spezielle Software vorhanden ist, wird mit der digitalen Variante ebenfalls reduziert. Die jeweiligen Mitarbeiter können über die App auf Ihren Hardwaregeräten sehen, welche Sendungen noch zugestellt werden müssen. Hierbei bedienen sich einige Softwareanbieter der Ampellogik. Akustische Warnsignale werden ebenfalls häufig bei doppelten Scans von Sendungen oder zum Beispiel fehlenden Eingaben eingesetzt.
Welche Unternehmen sollten eine Software für die interne Postverteilung nutzen?
Im Grunde bietet sich solch eine Software für jedes Unternehmen an, das Post erhält und den Anspruch hat, diese effizient an Ihre Mitarbeiter zuzustellen. Das trifft nicht auf eine bestimmte Branche zu, sondern funktioniert so gut wie überall.
- Unikliniken, Krankenhäuser und Rehakliniken, in denen die innerbetriebliche Zustellung von Arbeitsmaterialien oft eine entscheidende Rolle spielt.
- Coworking Spaces, die damit Ihren Mietern einen noch größeren Komfort bieten können.
- Universitäten, die nebenbei auch persönliche Post von Studierenden entgegennehmen.
- Und viele mehr!
Worauf sollte ich bei der Auswahl meiner zukünftigen Software achten?
Nicht jede Software für die interne Postbearbeitung passt auch zu den internen Prozessen, die es bereits in Ihrem Unternehmen gibt. Eine Umstellung inklusive Einführung dieser neuen Software kann daher ein ziemliches Chaos hervorrufen und statt Effizienz genau das Gegenteil bewirken. Achten Sie daher darauf, dass die Software möglichst flexibel und anpassbar ist. Auch die Möglichkeit einer Funktionserweiterung sollte nicht unterschätzt werden. Regelmäßige Updates sind ebenfalls wichtig. Eine Software, die nicht regelmäßigen Sicherheits-Updates erhält, ist schnell veraltet und ein potenzielles Risiko für die IT-Sicherheit. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie alles, was Sie für die Nutzung der Software benötigen, möglichst von einem Anbieter erhalten. Also die Hardware wie Smartphones, Tablets oder mobile Datenerfassungsgeräte und bei Bedarf extra Postschränke. Nichts ist schlimmer als alle Komponenten mühsam selbst zu organisieren und dann festzustellen, dass sie nicht miteinander kompatibel sind.
COSYS Software für die interne Postbearbeitung
Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen genau diese und viele weitere Vorteile. Die Software ist intuitiv bedienbar und auch für technisch unerfahrene Mitarbeiter geeignet. Sie haben die Möglichkeit, unsere Software als Cloud oder On Premise Lösung zu nutzen und beziehen alles, was Sie für einen erfolgreichen Einsatz der Postbearbeitungssoftware benötigen, direkt über uns. Durch die Zusammenarbeit mit namhaften Herstellern von Hardwaregeräten wie: Honeywell, Datalogic, Zebra und vielen weiteren findet sich für jeden Bedarf das passende Gerät.
Gerne beraten wir Sie persönlich und stellen Ihnen die Vorteile unserer Software für die interne Postbearbeitung vor. Sie erreichen uns telefonisch unter der: 05062 900 0, über das COSYS Kontaktformular oder den Livechat auf unserer Webseite.
Zudem können Sie sich völlig kostenlos und unverbindlich eine Demo-Version unserer Postverteilungssoftware im Google Playstore oder im Apple App-Store herunterladen.
COSYS Service Tipp
Nutzer unserer Software für die interne Hauspost können auch unsere neuste Innovation ausprobieren, COSYS Prozessdatenanalyse (PDA). Hier werden auf Basis der generierten Daten nutzbringende Auswertungen zur Verfügung gestellt, die Ihnen einen Überblick der Ist &ndash Situation, aber auch über vergangene Zeitabstände eine transparente Übersicht Ihrer Prozesse bieten.
FAQ
Es ist möglich, die Postverteilung manuell oder digital vorzunehmen. Die Postverteilung erfolgt in den meisten Fällen allerdings digital, um eine hohe Zuverlässigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Die Postbearbeitung umfasst in den meisten Fällen den Posteingang, den Postausgang und die Postverteilung. Die Aufgabe der Postbearbeitung besteht in der reibungslosen und schnellen Abwicklung dieser Vorgänge.
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