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Wie man einen reibungslosen Ablauf der internen Postbearbeitung erreicht

Der Ablauf der Postbearbeitung und wie Sie ihn optimieren können

Die interne Postbearbeitung gehört in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft dazu. Sendungen treffen im Unternehmen ein und werden entsprechend eines festgelegten Ablaufes an seinen Zielempfänger weitergeleitet. Doch zwischen den verschiedenen Arbeitsschritten gibt es viel Verbesserungspotenzial. Welche Möglichkeiten das sind, lesen Sie hier.

2022-12-14

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Die wichtigsten Faktoren für einen reibungslosen Ablauf der internen Postbearbeitung

Die interne Postbearbeitung ist eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. Ohne einen reibungslosen Ablauf kann der tägliche Ablauf beeinträchtigt werden. Es gibt jedoch einige Faktoren, die den Ablauf der internen Postbearbeitung positiv beeinflussen können. Diese sollten beachtet werden, um die interne Postbearbeitung zu optimieren.

Ablauf Postbearbeitung kurz zusammengefasst

Die verschiedenen Sendungen treffen über die Kurier-, Express und Paketdienste (KEP-Dienste) im Unternehmen ein.

Die Sendungen werden den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und für die interne Zustellung freigegeben.

Sendungen werden mittels des innerbetrieblichen Transportes dem Zielempfänger zugestellt

Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um die Anzahl der fehlgeleiteten oder verloren gegangen Sendungen zu reduzieren?

Ein Faktor, der einen reibungslosen Ablauf beeinträchtigen kann, sind fehlgeleitete oder noch schlimmer verlorene Sendungen. Dies kann durch die Einführung eines sicheren Aufbewahrungsortes für alle Sendungen gewährleistet werden, die an Ihr Unternehmen gerichtet werden. Hier sollten keine Ablagefehler begangen und jede Sendung sofort an ihren richtigen Empfänger weitergeleitet werden. Ebenfalls beeinträchtigend wirkt sich eine fehlerhafte Übertragung der Sendungsinformationen aus. Werden hier zum Beispiel falsche Empfängernamen angegeben, kann dies zu Verzögerungen oder zu verlorenen Sendungen führen.

Eine effiziente Maßnahme, die Sie ergreifen können, ist die Einführung einer Software wie COSYS Inhouse Paketmanagement Lösung. Durch solch eine Softwarelösung kann sichergestellt und nachvollzogen werden, ob eine Sendung seinen Zielempfänger bereits erreicht hat oder sich noch auf dem Weg befindet. Zudem bietet sie noch viele weitere Vorteile wie eine Fotodokumentation, digitale Unterschrifterfassung. Lagerplatzanzeige der verschiedenen zuzustellenden Sendungen und vieles mehr.

Wie häufig sollte Ihre Abteilung überprüfen, ob ihr Verfahren funktioniert?

In einer perfekten Welt sollte Ihre Abteilung jeden einzelnen Schritt des Postbearbeitungsprozesses regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. In der Realität ist es jedoch oft schwierig, die Zeit und das Personal zu finden, um eine solche Überprüfung durchzuführen. Daher ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Aspekte des Prozesses zu konzentrieren und diese häufiger zu überprüfen.

Findet die Postbearbeitung manuell statt, ist dies eine sehr umfangreiche Aufgabe. Papierformulare und Exceltabellen müssen gesichtet und ausgewertet werden und das am besten in regelmäßigen Abständen.

Nutzen Sie eine digitale Lösung, verbessert sich diese Situation. Die Daten aller Sendungen sind vorhanden und lassen sich über Filterfunktionen übersichtlich abrufen. Auch Reports stehen in vielen Softwarelösungen zur Verfügung.
Um eine noch bessere Übersicht über die Prozesse zu erhalten, sollten Sie eine Software mit Analysefunktion in Betracht ziehen. Auch hier bietet die COSYS Ident GmbH Ihnen die passende Lösung. Als Add-on zu der Softwarelösung für die interne Postbearbeitung bieten wir die Prozessdatenanalyse (PDA) an. Mit dieser Funktion werden alle Daten, die Ihre Mitarbeiter während der täglichen Routine generieren, in Auswertungen einbezogen und geben Ihnen so nicht nur einen Überblick über die Echtzeitdaten. Auch Historiendaten, also Daten aus vergangenen Monaten oder Jahren lassen sich abrufen und geben Ihnen unter anderem die Möglichkeit saisonale Unterschiede zu identifizieren und in die zukünftige Planung einfließen zu lassen.

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Paketdienst

Hier haben Sie alle Sendungen der verschiedenen KEP-Dienste immer im Blick.

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

Die Beschädigungsquote nach Paketdienst gibt Ihnen eine genaue Übersicht, welcher Paketdienstleister häufig beschädigte Pakete liefert.

PDA Auswertung: Bestandsänderung

Die Differenz zwischen den empfangenen und intern zugestellten Sendungen wird Ihnen hier übersichtlich dargestellt.

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

Alle Durchlaufzeiten abgeschlossener Sendungen. Für noch größere Transparenz sorgt die Einteilung in Kategorien wie - Eingang Poststelle - oder - innerbetrieblicher Transport-.

PDA Auswertung: Top Empfänger

Wer erhält die meisten Sendungen im Unternehmen? Wäre ein Lagerplatz in der Nähe des Empfängers sinnvoll?



FAQ



Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen eine Software mit modularem Aufbau, so können wir Ihnen genau die Module und Funktionen bereitstellen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag tatsächlich benötigen.

Das kommt natürlich auf den jeweiligen Anbieter der Software an. Mit der COSYS Lösung ist kein technisches Fachwissen erforderlich. Unsere Lösung ist intuitiv bedienbar. Sollte es doch zu Fragen kommen, stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung.

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