Software für interne Paketverfolgung
Komplettpaket aus Software und passender Hardware
Die interne Paketverfolgung muss nicht daraus bestehen, Paketen und Empfängern hinterherzulaufen. Mit einer richtigen Software werden die Empfänger automatisch über den Erhalt der Pakete informiert. Die Poststelle hat, wie man es privat von DHL Sendungen kennt, ein Tool zur Sendungsverfolgung und kann jederzeit sehen, wo welches Paket ist. Und die Paketannahmen, Auslieferung und Selbstabholer gehen merklich schneller vonstatten.
2021-09-01
Eine handschriftliche interne Paketverfolgung bedeutet viel Mühe bei schlechtem Ergebnis. Schon bei der Annahme unterschreibt man mehr Pakete, als tatsächlich angenommen. Diese werden dann gesammelt und gestapelt, bis die Zeit da ist, die Post auszuliefern oder E-Mails an diejenigen Abteilungen zu senden, die noch nicht abgeholt haben. Teilweise sind die Pakete schwer oder viele pro Empfänger, sodass Abholer mehrmals gehen müssen oder bei der Auslieferung klopft man 3 Mal an der Bürotür an, weil immer wieder ein Paket auftaucht. Diese und weitere Zeitfresser sind passé mit COSYS Software für interne Paketverfolgung.
Die Software baut auf Barcode Scanning auf und bedient sich der eh schon aufgebrachten Sendungsnummern vom KEP-Dienst. Als fertiges Produkt erhalten Sie die digitale Paketverfolgung in drei unterschiedlichen Ausführungen und auch die nötige Hardware wie Smartphones und MDE Geräte. Das bedeutet, weder für die Software, noch die Hardware, noch für begleitende Services wie Cloud-Hosting, Updates und Reparaturen brauchen Sie einen Drittanbieter. Es läuft einfach alles über COSYS.
Testen Sie COSYS interne Paketverfolgung kostenlos und laden sich die Demo App auf Ihr Smartphone unter: barcodescan.de/barcode-scanner-app
So geht interne Paketverfolgung digital
Es ist morgens 9:00 Uhr, der erste Paketdienst steht vor dem Hintereingang und klingelt. Frau Schmidt von der Poststelle schnappt sich Ihr Smartphone bzw. MDE Gerät, auf dem die mobile App zur Paketverfolgung installiert ist. Sie betritt nun das Modul Sammelannahme und scannt die vom KEP-Dienst abgeladenen Pakete. Am Ende unterschreibt der Fahrer auf dem Handheld und sieht dabei, für wie viele Pakete er unterschreibt. Das hat die App automatisch hochgezählt.
Ein paar Minuten später stehen die Pakete im dafür vorgesehenen kleinen Lagerraum. Frau Schmidt öffnet das App-Modul Paketannahme und wählt den KEP Dienst aus, zu dessen Lieferung die Pakete noch den Empfängern zugeordnet werden müssen. Nach der Auswahl vom KEP-Dienst sieht sie eine Liste roter Sendungsnummern. Frau Schmidt scannt nach und nach die Sendungen und ordnet die Empfänger über Drop-down zu. Vergessen kann sie kein Paket, denn jedes fertig bearbeitete Paket wechselt die Farbe von rot zu grün und rutscht ans Ende der Liste. Solange also noch rote Sendungsnummern oben stehen, sind auch noch Pakete offen.
Im Unternehmen von Frau Schmidt haben die Empfänger die beiden Möglichkeiten, Pakete abzuholen oder auf die Auslieferung zu warten. Da mit jeder Paketzuordnung automatisch eine E-Mail an die Empfänger geht, werden bis 10:00 Uhr schon einige Pakete, die dringend erwartet wurden, abgeholt.
Auslieferung und Abholung
Nach 15:00 Uhr waren erfahrungsgemäß schon alle KEP Dienste da, weswegen Frau Schmidt nun die Hauspost des Tages ausliefert. Ein Viertel wurde bereits abgeholt, was in dem Modul Selbstabholer mit einer Unterschrift vom Empfänger oder Ersatzempfänger dokumentiert wurde. Für die Auslieferung sortiert die App die noch nicht zugestellten Sendungen nach den Raumnummern. Die Daten dazu kommen aus einer intern gepflegten Excelliste. So schiebt Frau Schmidt die Gitterbox effizient durch die Firma. Auch wenn Büros leer sind, wird sie die Sendungen los, indem der Empfänger nicht unterschreibt, sondern ein Foto der abgestellten Hauspost gemacht wird.
Am nächsten Tag ruft der Kollege Meier aus dem Controlling bei der Poststelle an und behauptet, dass sein Paket, entgegen der Info-Mail, nicht bei ihm abgestellt wurde. Frau Schmidt öffnet das COSYS Web-Tool, filtert in der Paketübersicht nach den Paketen von Herrn Meier und sieht anhand der Erfassungszeit und der Zustellart, dass gestern ein Paket bei ihm abgestellt wurde. Mit einem Rechtsklick auf dieses Paket öffnet sich das erfasste Abstellfoto. Man sieht ganz klar, dass es am Vortag auf dem Schreibtisch abgestellt wurde. Nachdem Herr Meier das Foto per Mail erhält, ist klar, dass er das Paket mit anderen Unterlagen zugestellt und deswegen nicht gefunden hatte.
Der geschilderte Prozess passt nicht ganz?
Das oben geschilderte Szenario ist nur eines von zig möglichen. Über die drei verschiedenen Ausführungen der Software werden Prozesse in kleinen, mittleren und großen Unternehmen abgedeckt. Wählen Sie einfach das Produkt, das auf Sie passt. Weitere Features von COSYS interner Paketverfolgung sind:
- Hinterlegen von Gewicht und Größe der Pakete, damit Selbstabholer wissen, was auf sie wartet.
- Lagerorte oder Ladungsträger bei Sendungen hinterlegen, um auch den Zwischenschritt von Annahme zu Auslieferung zu dokumentieren.
- Die Verladung auf ein Auslieferfahrzeug tracken und auch wieder den Scan zurück aufs Lager, wenn Pakete nicht zustellbar waren.
- Retouren der Mitarbeiter und Retoure KEP bearbeiten, um regelmäßige Rücksendungen zu tracken und die Paketkonten der Empfänger sauber zu halten.
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