Postverteilung Software für den innerbetrieblichen Transport von Arbeitsmaterialien
Digitalisieren Sie die Postverteilung von Paketen und Arbeitsmaterialien mit COSYS intelligenter Software
Das wachsende Aufkommen von Paketen und Arbeitsmaterialien in der internen Postverteilung wird schnell zur logistischen Herausforderung. Sendungen müssen unbeschadet und innerhalb kürzester Zeit von der Poststelle bis zum Empfänger ausgeliefert werden, ohne dass durch fehlende Materialien ein Stillstand entsteht. Entsprechend groß sind daher die Anforderungen an die Hauspost von Unternehmen. Zur Meisterung der Probleme und zur Erfüllung der Anforderungen bietet COSYS die Postverteilung Software an.
2022-06-08
In vielen Unternehmen ist die interne Postverteilung ein fester Bestandteil der betrieblichen Abläufe. Pakete und Briefe werden von Mitarbeitern an Mitarbeiter zugestellt. Dabei handelt es sich bei den Sendungen nicht mehr nur um private Onlinekäufe der Mitarbeiter, auch Arbeitsmaterial und Materialproben gelangen zunehmend in der Postverteilung und müssen an die richtige Abteilung zugestellt werden. Durch hohe Paketaufkommen in der internen Postverteilung entstehen schnell große logistische Herausforderungen, die ohne technische Hilfsmittel kaum meisterbar sind. Ohne das richtige Vorgehen und den richtigen Werkzeugen sind verspätete Zustellungen sowie Paketschwund vorprogrammiert. Gerade bei der Zustellung von Arbeitsmaterialien stellen Verspätungen und Schwund große Probleme dar, denn das kann zu Verzögerungen und Stillständen in anderen Unternehmensbereichen führen.
Innerbetrieblicher Transport von Arbeitsmaterialien und interne Postverteilung mit Excel
Viele Unternehmen setzen als Lösung für die Postverteilung auf Excel Listen und regeln die Paketzuordnung darüber. Im Vergleich zur herkömmlichen Stift-und-Papier-Methode stellt Excel ein wesentlichen digitalen Fortschritt dar. Doch auch hier steckt noch immer Fehlerpotenzial, da Sendungen und Empfänger händisch abgetippt werden müssen und die erstellten Listen anschließend den Mitarbeitern zur Paketverteilung ausgedruckt zur Bearbeitung übergeben werden. Eine hohe Prozesssicherheit ist auch mit Excel nicht gegeben, so dass es nach wie vor zu Verzögerungen in der Auslieferung kommen kann. Stillständen in anderen Bereichen durch fehlende Materialien sind daher immer wahrscheinlich. Es ist mit Excel Listen schwer rückwirkend nachzuvollziehen, wann oder ob ein Paket überhaupt zugestellt wurde, da bei der Archivierung oft einfach die Listen abgeheftet werden und eine lange Suche nötig ist. Die Lösung liegt daher in einer speziell für die Postverteilung entwickelten Software.
COSYS Postverteilung
Die COSYS Postverteilung Software ist speziell für den Einsatz in der Inhouse Logistik entwickelt und hilft bei der Optimierung der Poststelle. Hierzu werden Pakete über mobile Geräte (MDE Geräte oder Smartphones) per Barcodescan erfasst und mit einer mobilen App bearbeitet. Durch die Erfassung und Dokumentation bei jedem Prozessschritt (von der Paketannahme bis hin zur Auslieferung) werden Fehler auf ein Minimum reduziert und eine nachvollziehbare Sendungsverfolgung ermöglicht. Für eine möglichst nahtlose Sendungsverfolgung werden die Sendungsnummer-Barcodes der KEP Dienste genutzt und gescannt. Dadurch werden aufwendige Excel Listen ersetzt und auch händisch geführte Notizen gehören der Vergangenheit an. Weitere Funktionen wie eine Foto- und Schadensdokumentation, eine Unterschriftenerfassung oder eine automatische Email-Benachrichtigung erleichtern zudem den Alltag in der Poststelle.
Für eine umfangreiche Digitalisierung der internen Postverteilung besteht die COSYS Software aus einer App für mobile Mitarbeiter sowie aus einem Tracking Tool für Mitarbeiter im Backoffice.
Postverteilung App
Die Postverteilung App kann auf Android und iOS Geräten installiert werden. Dank COSYS Performance Scanning kann die App sogar auf herkömmliche Smartphones und Tablets verwendet werden. Hierbei sorgt das COSYS Performance Scanning für eine Barcodeerfassung über die Gerätekamera. Die App selbst ist so benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, dass sowohl Profis als auch Neueinsteiger schnell mit der App vertraut sind. Ein modularer App Aufbau sorgt für mehr Übersicht im Hauptmenü und eine einfache Bedienung, da für jeden Prozess ein entsprechendes Softwaremodul existiert. Je nach Ablauf und Tätigkeit kann der Anwender daher das entsprechend passende Modul auswählen und darin arbeiten.
Je nach Umfang kann die App zum Beispiel folgende Module beinhalten:
- Sammelannahme
- KEP Annahme / Paketzuordnung
- Verladung
- Auslieferung an Empfänger
- Selbstabholung
- Retoure
Die Arbeitsabläufe bleiben trotz der App identisch. Die Poststellen Mitarbeiter nehmen die Pakete von den KEP Diensten an der Poststelle oder den Wareneingang an und scannen diese mit der COSYS Postverteilung App ein. Die Pakete und Arbeitsmaterialien werden anschließend durch einen standardisierten Prozess, den die App vorgibt, den jeweiligen Paketempfängern zugeordnet. Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Empfänger kann nach der Paketzuordnung von der Software versendet werden.
Die Auslieferung der Materialien und Pakete wird ebenfalls mit der App dokumentiert. Der Mitarbeiter wählt hierzu den Empfänger aus, scannt anschließend die Sendungsnummern der Pakete ein und lässt die Zustellung durch eine Unterschrift des Empfängers quittieren. Der Touchscreen des Geräts dient dabei als Unterschriftenpad, so dass der Empfänger entweder mit dem Finger oder einem Stylus auf dem Display unterschreibt.
Treten Schäden an den Paketen auf, lassen sich diese durch eine Fotodokumentation festhalten. Auch lassen sich Annahmeverweigerungen und Retouren mit der App dokumentieren.
COSYS WebDesk
Mit dem COSYS WebDesk haben Poststellen Mitarbeiter ein intelligentes Tracking Tool, das bei der Paketverteilung und dem Paketmanagement hilft. Alle mobil erfassten Daten werden an das COSYS Backend gesendet und sind über den COSYS WebDesk abrufbar. Über die übersichtliche Weboberfläche der browserbasierten Software können Mitarbeiter der Poststelle innerhalb kürzester Zeit Informationen über eingetroffene Sendungen erhalten. Durch selbsterklärende Markierungen lassen sich Informationen zu einem Paket erkennen, ohne dieses vorher ausgewählt zu haben. Beschädigte Pakete lassen sich so beispielsweise schnell identifizieren. Genauere Informationen zu den Sendungen werden durch Auswahl der jeweiligen Sendung angezeigt. Auf einem Blick finden sich Angaben zum Absender, Empfänger, den bisherigen Status, Unterschriften sowie Fotos. Eine Sendungsverfolgung mit Sendungshistorien ist somit über den COSYS WebDesk möglich.
Neben dem Paketmanagement erfolgen auch administrative Aufgaben über den COSYS WebDesk, wie zum Beispiel das Anlegen von Benutzern und die Vergabe von Rechten.
Hardware für die Postverteilung
Die Postverteilung ist ein Bereich mit hohem Scanaufkommen. Der Einsatz von professionellen MDE Geräten ist daher in der Inhouse Logistik empfohlen, da diese Geräte durch performante Scanleistung überzeugen. Gerade bei hohem Paketaufkommen ist das Scanvolumen enorm hoch, so dass mit der richtigen Hardware viel Zeit beim Barcodes scannen gewonnen werden kann. Doch neben den Scanqualitäten spielen auch die hohe Belastbarkeit und Robustheit der Geräte einen entscheidenden Faktor. Die beste Wahl stellen die MDE Geräte vom Hersteller Zebra dar, die seit Jahren zu den führenden Geräten zählen. Mit dem Zebra TC72 / TC77 bietet sich ein Gerät an, das speziell für den Einsatz in der Logistik geschaffen wurde. Der TC72 / TC77 besticht mit seiner marktführenden Robustheit, seinem zeitgemäßen Fulltouch Display und seiner hervorragenden Scanleistung. Sein derzeit attraktiver Preis deutlich unter der Hersteller UVP und seine derzeitige Lieferbarkeit machen ihn zum derzeit heißesten Geheimtipp. Zahlreiches Zubehör ist selbstverständlich für das Gerät erhältlich und vereinfachen die Handhabung im Alltag.
Bei Fragen rund um Hardware und Software stehen Ihnen unsere Experten zur Seite.
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